In diesem Artikel erläutern wir konkrete Methoden, wie durch die Auslagerung (Outsourcing) von IP-Aufgaben an Patentanwälte oder Patentkanzleien gleichzeitig eine Effizienzsteigerung und Kostensenkung erreicht werden können. Wir vermitteln Ihnen umfassend praxisrelevante Informationen, angefangen bei den Risiken einer eigenständigen Verwaltung des geistigen Eigentums über Erfolgsbeispiele für die externe Nutzung bis hin zu den wichtigsten Punkten für die Auswahl einer geeigneten Kanzlei, um Fehler zu vermeiden.
Inhaltsverzeichnis
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass es kostengünstiger sei, alle Aufgaben im Bereich des geistigen Eigentums intern zu erledigen, doch in der Realität ist das Gegenteil der Fall. Wenn man versucht, geistiges Eigentum ausschließlich mit internen Ressourcen zu verwalten, häufen sich versteckte Kosten und Risiken an. Im Folgenden werden drei typische Probleme erläutert.
Die Erstellung von Unterlagen für Patentanmeldungen erfordert fundierte Kenntnisse des Patentrechts und der Prüfungsrichtlinien. Wenn interne Techniker oder Backoffice-Mitarbeiter diese Aufgaben nach dem Prinzip „Nachahmung“ übernehmen, kommt es aufgrund von Unvollständigkeiten in den Ansprüchen (Patentansprüche), unzureichenden Erläuterungen in der Beschreibung oder mangelhaften Recherchen zum Stand der Technik zu Problemen wie Kosten für die Beantwortung von Ablehnungsbescheiden oder einer Einschränkung des Schutzumfangs.
Infolgedessen müssen oft wiederholt Berichtigungsschreiben eingereicht werden, was nicht nur zusätzliche Kosten und Zeitaufwand verursacht, sondern auch dazu führt, dass der eigentlich erreichbare, weitreichende Schutzumfang verloren geht.
Es kommt sehr häufig vor, dass Mitarbeiter, die sich eigentlich auf ihre eigentlichen Geschäftsaktivitäten wie Forschung und Entwicklung oder Vertrieb konzentrieren sollten, mit der Erstellung von Dokumenten zum geistigen Eigentum und der Einhaltung von Fristen beschäftigt sind. Die Arbeit im Bereich des geistigen Eigentums ist keine „Nebenbeschäftigung“, sondern erfordert kontinuierliche Betreuung von der Vorbereitung der Anmeldung über die Erlangung der Rechte bis hin zur Aufrechterhaltung und Verwaltung.
Wenn Ingenieure und Führungskräfte, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren sollten, Zeit für IP-Aufgaben aufwenden müssen, entstehen Opportunitätsverluste wie eine Verlangsamung der Forschung und Entwicklung oder Verzögerungen bei neuen Geschäftsvorhaben. Dies ist zwar nicht unmittelbar sichtbar, stellt jedoch einen Faktor dar, der das Wachstum des Unternehmens erheblich behindert.
In Unternehmen, die IP-Aufgaben bestimmten Mitarbeitern anvertrauen, besteht das Risiko, dass die Arbeit vollständig zum Stillstand kommt, wenn diese Mitarbeiter versetzt werden oder ausscheiden. Es ist tatsächlich keine Seltenheit, dass der Fortschritt laufender Anmeldungen, Informationen zu den Fristen der einzelnen Rechte sowie der bisherige Verlauf und die Entscheidungsgründe nur im Kopf des jeweiligen Mitarbeiters oder in lokalen Dateien gespeichert sind.
Achtung: Risiko des Rechtsverlusts durch Personalanhängigkeit
Es gibt tatsächlich Fälle, in denen aufgrund des plötzlichen Ausscheidens oder eines längeren Urlaubs eines Verantwortlichen die Verlängerungsfristen für Patente oder Marken vergessen wurden und die Rechte erloschen sind. Die Wiederherstellung einmal erloschener Rechte ist schwierig und kann zu erheblichen Schäden führen. Die Personalisierung der Verwaltung geistigen Eigentums ist für Unternehmen ein nicht zu unterschätzendes Geschäftsrisiko.
Vorsicht vor „versteckten Kosten“
Die Kosten für die interne Abwicklung beschränken sich nicht nur auf Personalkosten. Rechnet man „versteckte Kosten“ wie zusätzliche Kosten durch Nachbesserungen, entgangene Geschäftsmöglichkeiten und künftige Einbußen bei Lizenzerträgen aufgrund eines eingeschränkten Schutzumfangs hinzu, ist die interne Abwicklung in vielen Fällen teurer als die Auslagerung an externe Dienstleister. Es ist wichtig, sich nicht nur auf kurzfristige Kosteneinsparungen zu konzentrieren, sondern die Gesamtkosten zu betrachten.
Durch die Auslagerung von IP-Aufgaben an Patentanwälte oder Patentkanzleien können Sie interne Ressourcen freisetzen und gleichzeitig die Qualität und Geschwindigkeit Ihrer Arbeit erheblich verbessern. Hier stellen wir Ihnen drei Kernpunkte für eine effizientere Arbeitsweise vor.
Schwerpunkt: Optimierung des Anmeldeprozesses
Patentanwälte sind mit dem gesamten Anmeldeprozess vertraut – von der Erfassung der Erfindung über die Recherche zum Stand der Technik bis hin zur Erstellung der Beschreibung und der Bearbeitung von Zwischenbescheiden (Reaktion auf Ablehnungsgründe). Auf der Grundlage ihrer umfangreichen praktischen Erfahrung können sie Strategien entwickeln und umsetzen, um auf dem kürzesten Weg hochwertige Schutzrechte zu erlangen. Der größte Vorteil besteht darin, dass dies deutlich schneller geht als internes Ausprobieren und zudem ein breiterer Schutzumfang gesichert werden kann.
Schwerpunkt: Auslagerung der Fristenverwaltung
Patentkanzleien verwalten die komplexen Fristen für Anmeldungen, Prüfungen und Jahresgebühren zentral über spezielle Systeme. Durch ein System der doppelten Kontrolle und Systemwarnungen lässt sich das Risiko, Fristen zu übersehen, nahezu auf null reduzieren. So kann das Worst-Case-Szenario, dass Rechte aufgrund einer versehentlichen Versäumnis der Verlängerung erlöschen, zuverlässig verhindert werden.
Schwerpunkt: Systematisierung der internen Schulungen
Patentanwälte unterstützen auch die Durchführung von internen Schulungen zum Thema geistiges Eigentum sowie von Sitzungen zur Erfindungssuche. Indem Techniker verstehen, „was patentierbar ist“, lassen sich versäumte Erfindungen vermeiden und das IP-Portfolio strategisch stärken. Durch die kontinuierliche Einbindung externer Experten wird die IP-Kompetenz im Unternehmen insgesamt angehoben und die IP-Kompetenz der gesamten Organisation verbessert.
Zusammenfassung der Kernpunkte zur Effizienzsteigerung
Der Kern der Effizienzsteigerung durch die Auslagerung an Patentanwälte liegt in einer angemessenen Aufgabenteilung: „Fachliche Aufgaben werden den Profis überlassen, während sich das Unternehmen auf seine Kerngeschäfte konzentriert.“ Dadurch werden drei Effekte gleichzeitig erzielt: eine Verbesserung der Anmeldungsqualität, eine stabilere Fristenverwaltung und eine Anhebung der internen IP-Kompetenz, was zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität des gesamten Unternehmens führt.
Es herrscht zwar die Vorstellung, dass „die Beauftragung externer Dienstleister Geld kostet“, doch in den meisten Fällen führt dies insgesamt zu Kosteneinsparungen. Anhand der folgenden vier Gründe erläutere ich diesen Mechanismus konkret.
Durch die Durchführung einer hochpräzisen Recherche zum Stand der Technik vor der Anmeldung kann der Patentanwalt im Voraus Erfindungen identifizieren, bei denen die Aussichten auf eine Patenterteilung gering sind. Durch die Vermeidung unnötiger Anmeldungen lassen sich die Kosten für die Anmeldung, die Beantragung der Prüfung und die Zwischenverfahren erheblich senken.
Kosteneinsparungseffekt: Allein durch die Vermeidung einer einzigen unnötigen Anmeldung lassen sich Kosten in Höhe von mehreren hunderttausend bis über eine Million Yen einsparen, die für den Prozess von der Anmeldung bis zur Erteilung anfallen würden. Für Unternehmen, die jährlich mehrere Anmeldungen einreichen, wirkt sich die Genauigkeit der Recherche direkt auf die Kosten aus.
Wenn die Anzahl der gehaltenen Patente zunimmt, kommt es häufig vor, dass weiterhin Jahresgebühren (Patentaufrechterhaltungskosten) für Rechte gezahlt werden, die bereits nur noch einen geringen Bezug zum Geschäftsbetrieb haben. Ein Patentanwalt unterstützt Sie bei der Bestandsaufnahme Ihres IP-Portfolios und hilft Ihnen dabei, die Rechte, die aufrechterhalten werden sollten, von denen zu trennen, die aufgegeben werden können, wodurch die jährlichen Aufrechterhaltungskosten optimiert werden können.
Kosteneinsparungseffekt: Patentjahresgebühren steigen mit der Zeit. In manchen Fällen lassen sich allein durch die Überprüfung von fünf nicht mehr benötigten Patenten jährliche Unterhaltskosten in Höhe von mehreren hunderttausend Yen einsparen.
Für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups bieten das Patentamt und verschiedene Kommunalverwaltungen Förder- und Zuschussprogramme im Bereich des geistigen Eigentums an. Patentanwälte sind mit diesen Programmen bestens vertraut und können Sie von der Vorstellung der für Ihr Unternehmen in Frage kommenden Programme bis hin zur Unterstützung bei der Erstellung der Antragsunterlagen begleiten.
Kosteneinsparungen: Durch die Nutzung von Erlass- und Förderprogrammen lassen sich die Anmelde- und Prüfungsgebühren in manchen Fällen um bis zu 1/3 bis 1/2 reduzieren. Unternehmen, die unwissentlich die vollen Kosten tragen, sollten sich unbedingt an einen Patentanwalt wenden.
Wenn Sie intern Personal für den Bereich geistiges Eigentum einstellen, fallen die Personalkosten monatlich als Fixkosten an. Die Beauftragung eines Patentanwalts erfolgt hingegen auf Projektbasis, sodass die Kosten als variable Kosten entsprechend der Anzahl der Anmeldungen und des Arbeitsaufkommens verwaltet werden können. Für Unternehmen mit schwankendem Arbeitsaufkommen ist diese Flexibilität ein großer Vorteil.
Vergleich zwischen interner Verwaltung und externer Beauftragung
| Vergleichskriterien | Interne Verwaltung | Externe Beauftragung eines Patentanwalts |
|---|---|---|
| Zeitaufwand | Lang (viel Ausprobieren) | Kurz (Effizienzsteigerung durch Erfahrung) |
| Gesamtkosten | Hoch (einschließlich versteckter Kosten) | Angemessen (Investition im Verhältnis zum Ergebnis) |
| Risiko | Hoch (personabhängig, Fehler bei der Terminverwaltung) | Niedrig (Systemverwaltung und doppelte Überprüfung) |
| Qualität der Rechte | Unbeständig (Einschränkung der Rechte aufgrund mangelnder Erfahrung) | Hoch (Sicherung eines breiten Schutzumfangs) |
| Kostenstruktur | Fixkosten (vorwiegend Personalkosten) | Variable Kosten (projektbezogen) |
| Skalierbarkeit | Gering (Personalaufstockung erforderlich) | Hoch (flexible Anpassung an die Anzahl der Projekte) |
Hier stellen wir Beispiele von Unternehmen vor, die durch die Auslagerung an Patentanwälte tatsächlich eine Steigerung der Arbeitseffizienz und Kosteneinsparungen erzielt haben.
Fallbeispiel 1: Unternehmen A aus der Fertigungsindustrie (50 Mitarbeiter)
Herausforderung: Der Leiter der Technikabteilung war gleichzeitig für den Bereich geistiges Eigentum zuständig, verbrachte jedoch sehr viel Zeit mit der Erstellung von Anmeldungsunterlagen, was seine eigentlichen Aufgaben im Entwicklungsmanagement beeinträchtigte. Die Terminverwaltung erfolgte auf Excel-Basis, wodurch stets das Risiko bestand, dass Fristen übersehen wurden.
Maßnahme: Die Anmeldeverfahren und die Terminverwaltung wurden vollständig an eine Patentanwaltskanzlei ausgelagert. Es wurde ein System eingerichtet, bei dem der Patentanwalt regelmäßig vor Ort war, um die Erfindungen zu erfragen.
Ergebnis: Der Zeitaufwand des Abteilungsleiters für IP-bezogene Aufgaben wurde von etwa 40 Stunden pro Monat auf 5 Stunden reduziert. Der Fortschritt der Entwicklungsprojekte beschleunigte sich, und die Markteinführung neuer Produkte konnte um drei Monate vorverlegt werden. Darüber hinaus konnten durch die Vorabprüfung des Patentanwalts zwei Anmeldungen mit geringen Erfolgsaussichten vermieden und jährliche Kosteneinsparungen von etwa 1,5 Millionen Yen erzielt werden.
Fallbeispiel 2: IT-Startup B (15 Mitarbeiter)
Herausforderung: Im schnell wachsenden SaaS-Geschäft war die Erlangung von Softwarepatenten zur Differenzierung vom Wettbewerb dringend erforderlich, doch da im Unternehmen kein Know-how im Bereich geistiges Eigentum vorhanden war, wusste man nicht, wo man anfangen sollte.
Maßnahmen: Auswahl einer auf den IT-Bereich spezialisierten Patentkanzlei als Partner. Beauftragung mit der gesamten Abwicklung, von der Ausarbeitung der IP-Strategie über die Identifizierung von Erfindungen bis hin zur Anmeldung und Erteilung der Patente. Die Nutzung von Fördermitteln wurde auf Vorschlag des Patentanwalts realisiert.
Ergebnis: Innerhalb eines Jahres wurden drei Patente für Kerntechnologien erteilt. Durch die Nutzung von Fördermitteln konnten die Anmeldekosten um etwa 40 % gesenkt werden. Die erlangten Patente dienten als Überzeugungsargument für Investoren, wodurch die Serie-A-Finanzierung erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Ohne einen internen IP-Beauftragten wurde ein hochwertiges IP-Managementsystem realisiert, dessen Kosten auf monatlicher Basis etwa ein Drittel der Personalkosten betrugen.
Die Auslagerung an Patentanwälte oder Patentkanzleien bietet große Vorteile, doch wenn Sie eine Kanzlei wählen, die nicht zu Ihrem Unternehmen passt, werden Sie nicht die erwarteten Ergebnisse erzielen. Beachten Sie bei der Auswahl die folgenden drei Punkte.
Punkt 1: Ist die Kanzlei mit dem technischen Fachgebiet Ihres Unternehmens vertraut?
Jede Patentanwaltskanzlei hat ihre eigenen Spezialgebiete. Es ist äußerst wichtig, eine Kanzlei auszuwählen, die über nachweisbare Erfolge in Ihrem technischen Bereich verfügt, sei es im Maschinenbau, in der Chemie oder im IT- und Softwarebereich. Erkundigen Sie sich bei der ersten Beratung nach den bisherigen Anmeldungserfolgen in ähnlichen Bereichen und den Spezialgebieten der Kanzlei. Ob die Kanzlei das Wesen Ihrer Technologie versteht, entscheidet über die Qualität Ihrer Schutzrechte.
Punkt 2: Qualität und Häufigkeit der Kommunikation
Die Arbeit im Bereich des geistigen Eigentums erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem Patentanwalt. Die Qualität der Kommunikation – beispielsweise „Reagiert man schnell auf Fragen?“, „Werden Fachbegriffe verständlich erklärt?“ oder „Gibt es regelmäßige Berichte und Vorschläge?“ – ist für eine langfristige Partnerschaft von entscheidender Bedeutung. Achten Sie nicht nur auf den Eindruck beim ersten Gespräch, sondern auch auf die Geschwindigkeit und Höflichkeit der tatsächlichen Kommunikation.
Punkt 3: Transparenz der Gebührenstruktur
Kanzleien mit unklaren Gebührenstrukturen sollten vermieden werden. Wählen Sie eine Kanzlei, die die Kosten für die einzelnen Schritte – wie Anmeldegebühren, Gebühren für Zwischenverfahren und Gebühren für die Verwaltung von Jahresgebühren – klar darlegt. Ein detaillierter Kostenvoranschlag im Vorfeld und klare Bedingungen für das Entstehen zusätzlicher Kosten sind ein Zeichen für Vertrauen. Aus Sicht der Kosteneffizienz ist es zudem wichtig, nicht nur den Preis, sondern auch die „Rendite der Investition“ zu bewerten.
Lassen Sie uns die Kernpunkte dieses Artikels noch einmal zusammenfassen.
Die Auslagerung von IP-Aufgaben ist keine reine Kostensenkungsmaßnahme, sondern eine strategische Managemententscheidung, mit der Unternehmen ihre begrenzten Ressourcen optimal nutzen und ihr Geschäftswachstum beschleunigen können. Beginnen Sie doch mit einer kostenlosen Beratung und besprechen Sie die IP-Herausforderungen Ihres Unternehmens mit einem Experten.
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AUTOR / Verfasser
Takefumi Sugiura
EVORIX (EVORIX) – Patentanwaltskanzlei für geistiges Eigentum, leitender Patentanwalt
Unterstützung von Mandanten aus einer Vielzahl von Branchen – darunter IT, Fertigung, Start-ups, Mode und Medizin – von der Anmeldung von Patenten, Marken, Geschmacksmustern und Urheberrechten bis hin zu Gerichtsverfahren und Verletzungsklagen. Fundierte Kenntnisse in IP-Strategien für zukunftsweisende Bereiche wie KI, IoT, Web3 und FinTech. Mitglied in mehreren Verbänden, darunter der Japanischen Patentanwaltskammer, der Asian Patent Attorneys Association (APAA) und der Japan Trademark Association (JTA).