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“Quero tornar as operações de propriedade intelectual mais eficientes”, “Quero reduzir os custos relacionados a patentes” — não são poucas as empresas que enfrentam esses desafios. As operações relacionadas à propriedade intelectual (PI), como pedidos de patente, registros de marcas e gestão da manutenção de direitos, são recursos gerenciais essenciais para sustentar a competitividade das empresas; no entanto, por exigirem alto nível de especialização, tentar lidar com elas apenas internamente acarreta um gasto de tempo, custos e riscos muito maiores do que se imagina.
Neste artigo, explicaremos métodos concretos para alcançar simultaneamente a otimização das operações e a redução de custos por meio da terceirização (outsourcing) das operações de PI para advogados especializados em PI ou escritórios de patentes. Apresentaremos informações abrangentes e úteis para a prática, desde os riscos de gerenciar a PI apenas internamente até casos de sucesso de terceirização e dicas para escolher o escritório certo sem cometer erros.
Índice
- Por que é ineficiente e oneroso realizar as atividades de propriedade intelectual apenas internamente
- Três pontos para “otimizar” as atividades de propriedade intelectual com a ajuda de advogados especializados em patentes e escritórios de patentes
- Quatro razões pelas quais a contratação de um advogado especializado em propriedade intelectual resulta diretamente em “redução de custos”
- Casos de empresas que obtiveram sucesso na otimização de processos e na redução de custos
- Não cometa erros! Como escolher o escritório de patentes adequado para a sua empresa
- Resumo: Realize uma gestão proativa através da terceirização de serviços de propriedade intelectual
1. Por que é ineficiente e oneroso realizar as atividades de propriedade intelectual apenas internamente
Muitas empresas acreditam que “se fizermos tudo internamente, o custo será menor”, mas a realidade é o contrário. Ao tentar gerenciar a propriedade intelectual apenas com recursos internos, acumulam-se custos e riscos difíceis de perceber. A seguir, explicamos três problemas típicos.
1-1. Frequência de retrabalhos e erros devido à falta de conhecimento especializado
A elaboração de documentos para pedidos de patente requer profundo conhecimento da Lei de Patentes e dos critérios de exame. Se os engenheiros ou funcionários administrativos internos tentarem lidar com isso apenas “imitando o que viram”, surgem problemas como custos para responder a notificações de motivos de rejeição e redução do escopo dos direitos, devido a falhas na redação das reivindicações (escopo da patente), explicações insuficientes na descrição técnica e investigação inadequada da técnica anterior.
Como resultado, é necessário apresentar várias vezes documentos de correção, o que não só acarreta custos e tempo adicionais, como também não é raro perder o amplo escopo de direitos que poderia ter sido obtido.
1-2. Pressão sobre as atividades principais — o problema de “não conseguir se concentrar no negócio principal”
É muito comum vermos casos em que os profissionais que deveriam se concentrar nas atividades essenciais da empresa, como pesquisa e desenvolvimento ou vendas, ficam sobrecarregados com a elaboração de documentos relacionados à propriedade intelectual e o gerenciamento de prazos. As atividades de propriedade intelectual não são “algo que se faz de forma superficial”, mas exigem um acompanhamento contínuo, desde a preparação do pedido até a obtenção dos direitos e, posteriormente, a manutenção e gestão.
O fato de engenheiros e gerentes, que deveriam se concentrar em suas atividades principais, terem seu tempo tomado pelas tarefas de propriedade intelectual gera perdas de oportunidades, como a redução da velocidade da pesquisa e desenvolvimento e atrasos em novos negócios. Embora isso seja difícil de perceber, é um fator que dificulta significativamente o crescimento da empresa.
1-3. Risco de dependência de pessoas específicas — interrupção das atividades devido à transferência ou demissão do responsável
Em empresas que delegam as tarefas de propriedade intelectual a funcionários específicos, existe o risco de que o trabalho pare completamente caso o responsável seja transferido ou se aposente. Na verdade, não é raro que o andamento dos processos em andamento, as informações sobre os prazos de cada direito, o histórico e os motivos das decisões existam apenas na cabeça do responsável ou em arquivos locais.
Atenção: Risco de perda de direitos devido à dependência de pessoas específicas
Já ocorreram casos reais em que, devido à aposentadoria repentina ou licença prolongada do responsável, os prazos de renovação de patentes e marcas foram esquecidos, levando à extinção dos direitos. A recuperação de direitos uma vez expirados é difícil e pode resultar em prejuízos financeiros significativos. A personalização da gestão de propriedade intelectual é um risco administrativo que as empresas não podem ignorar.
Cuidado com os “custos ocultos”
Os custos de gerenciamento interno não se limitam apenas aos custos com pessoal. Quando somados os “custos ocultos”, como despesas adicionais decorrentes de retrabalho, perda de oportunidades e redução de receitas futuras de licenciamento devido à restrição do escopo dos direitos, há muitos casos em que o custo total acaba sendo mais alto do que a terceirização. É importante não se limitar à redução de custos imediatos, mas avaliar com base no custo total.
2. Três pontos para “otimizar” as operações de propriedade intelectual utilizando advogados de patentes e escritórios de patentes
Ao terceirizar as atividades de propriedade intelectual para advogados especializados em patentes ou escritórios de patentes, é possível liberar recursos internos e, ao mesmo tempo, melhorar significativamente a qualidade e a velocidade das operações. Apresentamos aqui três pontos essenciais para a otimização.
2-1. Otimização do processo de registro — conciliando velocidade e qualidade com o conhecimento profissional
Ponto-chave: otimização do processo de registro
Os advogados especializados em patentes são versados em todo o processo de registro, desde a coleta de informações sobre a invenção até a pesquisa de técnica anterior, elaboração da descrição e tratamento de respostas a motivos de rejeição. Com base em sua vasta experiência prática, eles podem planejar e executar estratégias para obter direitos de alta qualidade pelo caminho mais rápido. A maior vantagem é que isso é significativamente mais rápido do que tentar por conta própria e permite garantir um escopo de direitos mais amplo.
2-2. Terceirização do gerenciamento de prazos — Reduzindo a zero os erros humanos
Destaque: Terceirização da gestão de prazos
Os escritórios de patentes gerenciam de forma centralizada, por meio de sistemas especializados, prazos complexos como os de depósito, exame e pagamento de anuidades. Graças a um sistema de dupla verificação e alertas automáticos, é possível reduzir o risco de esquecimento de prazos a quase zero. Isso garante a prevenção da pior das hipóteses: “esquecer acidentalmente de renovar e perder os direitos”.
2-3. Sistematização da formação interna e da identificação de invenções
Ponto-chave: Estruturação da educação interna
Os advogados de patentes também oferecem suporte à realização de treinamentos internos sobre propriedade intelectual e sessões de identificação de invenções. Ao permitir que os engenheiros compreendam “o que pode ser patenteado”, é possível evitar a perda de invenções e fortalecer estrategicamente o portfólio de propriedade intelectual. O envolvimento contínuo de especialistas externos eleva o nível de conhecimento sobre propriedade intelectual na empresa, melhorando a capacidade da organização como um todo nessa área.
Resumo do cerne da eficiência
A essência da eficiência obtida com a terceirização para advogados de patentes reside na divisão adequada de funções: “deixar as tarefas especializadas com os profissionais e permitir que a empresa se concentre em suas atividades principais”. Como resultado, obtêm-se simultaneamente três efeitos: melhoria da qualidade dos pedidos, estabilização do gerenciamento de prazos e elevação do nível de conhecimento em PI dentro da empresa, o que aumenta significativamente a produtividade de toda a organização.
3. Quatro razões pelas quais a contratação de um advogado especializado em propriedade intelectual resulta diretamente em “redução de custos”
Existe a percepção de que “contratar serviços externos custa dinheiro”, mas, na verdade, na maioria dos casos, isso leva a uma redução de custos quando analisado de forma global. A seguir, explicamos concretamente esse mecanismo com base nas quatro razões a seguir.
3-1. Excluir antecipadamente “o que não deve ser registrado” por meio da pesquisa de antecedentes
Ao realizar uma pesquisa de tecnologia anterior de alta precisão antes do depósito, o advogado de patentes pode identificar antecipadamente as invenções com poucas chances de obtenção de patente. Ao evitar registros desnecessários, é possível reduzir significativamente os custos de depósito, solicitação de exame e tramitação intermediária.
Efeito de redução de custos: apenas evitando um único pedido desnecessário, é possível economizar de centenas de milhares a mais de 1 milhão de ienes em custos desde o pedido até a obtenção do direito. Para empresas que apresentam vários pedidos por ano, a precisão da pesquisa de antecedentes tem impacto direto nas despesas.
3-2. Redução de pagamentos de anuidades desnecessárias por meio do inventário de propriedade intelectual
À medida que o número de patentes detidas aumenta, é comum continuar pagando anuidades (custos de manutenção de patentes) por direitos que já têm pouca relevância para os negócios. Um advogado especializado em patentes pode auxiliar no inventário do portfólio de propriedade intelectual, separando os direitos que devem ser mantidos daqueles que podem ser descartados, permitindo assim otimizar os custos anuais de manutenção.
Efeito de redução de custos: as anuidades das patentes tornam-se mais caras com o passar dos anos. Em alguns casos, basta rever cinco patentes desnecessárias para reduzir os custos de manutenção em mais de centenas de milhares de ienes por ano.
3-3. Apoio à utilização de subsídios e auxílios financeiros
Para pequenas e médias empresas e startups, o Instituto de Patentes e os órgãos municipais oferecem programas de subsídios e auxílios financeiros relacionados à propriedade intelectual. Os advogados especializados em patentes têm profundo conhecimento desses programas e podem auxiliar desde a identificação dos programas disponíveis para a sua empresa até a elaboração da documentação necessária para a solicitação.
Efeito de redução de custos: ao utilizar regimes de isenção ou subsídios, há casos em que as despesas de depósito e de pedido de exame podem ser reduzidas em até 1/3 a 1/2. Empresas que estão arcando com o custo total sem saber disso devem, sem dúvida, consultar um advogado especializado em patentes.
3-4. Transformação de custos fixos em custos variáveis — apenas o necessário, quando necessário
Ao contratar pessoal dedicado à propriedade intelectual internamente, os custos com pessoal são incorridos mensalmente como custos fixos. Por outro lado, a terceirização para um advogado especializado em patentes envolve custos por projeto, podendo ser gerenciados como custos variáveis de acordo com o número de pedidos e o volume de trabalho. Para empresas com picos de volume de trabalho, essa flexibilidade é uma grande vantagem.
Comparação entre gestão interna e terceirização
| Itens de comparação | Gestão interna | Terceirização para advogados de propriedade intelectual |
|---|---|---|
| Tempo necessário | Longo (muitas tentativas e erros) | Curto (otimização baseada na experiência) |
| Custo total | Alto (incluindo custos ocultos) | Adequado (investimento compatível com os resultados) |
| Risco | Alto (dependência de pessoas específicas, erros na gestão de prazos) | Baixo (gestão do sistema e verificação dupla) |
| Qualidade dos direitos | Inestável (redução dos direitos devido à falta de experiência) | Alta qualidade (garantia de amplo escopo de direitos) |
| Estrutura de custos | Custos fixos (principalmente custos com pessoal) | Custos variáveis (baseados em projetos) |
| Escalabilidade | Baixa (necessita de aumento de pessoal) | Alta (resposta flexível ao número de projetos) |
4. Casos de empresas que obtiveram sucesso na otimização de processos e redução de custos
Apresentamos casos de empresas que, na prática, alcançaram eficiência operacional e redução de custos por meio da terceirização para advogados de patentes.
Exemplo 1: Empresa A do setor de manufatura (50 funcionários)
Desafio: O diretor do departamento técnico também era responsável pelas atividades de propriedade intelectual, mas a elaboração dos documentos de registro consumia muito tempo, prejudicando suas funções principais de gestão de desenvolvimento. O gerenciamento de prazos era feito no Excel, o que sempre apresentava o risco de falhas nas atualizações.
Medida: Terceirização total das tarefas de registro de patentes e gerenciamento de prazos para um escritório de advocacia especializado. Foi estabelecido um sistema em que o advogado especializado em patentes realiza entrevistas sobre as invenções por meio de visitas regulares.
Resultados: O tempo dedicado pelo diretor às tarefas relacionadas à propriedade intelectual foi reduzido de cerca de 40 horas por mês para 5 horas. O andamento dos projetos de desenvolvimento acelerou, e o lançamento de novos produtos foi antecipado em 3 meses. Além disso, graças à pesquisa de antecedentes realizada pelo advogado de patentes, foram evitadas duas solicitações com poucas perspectivas de sucesso, resultando em uma redução de custos de aproximadamente 1,5 milhão de ienes por ano.
Caso 2: Startup de TI B (15 funcionários)
Desafio: No negócio de SaaS em rápido crescimento, era urgente obter patentes de software para se diferenciar da concorrência, mas a empresa não possuía conhecimento interno sobre propriedade intelectual e não sabia por onde começar.
Medida: Selecionou um escritório de patentes com forte atuação na área de TI como parceiro. Delegou-lhe todas as etapas, desde a elaboração da estratégia de propriedade intelectual até a identificação de invenções, o depósito de pedidos e a obtenção dos direitos. A utilização de subsídios também foi concretizada por meio de uma proposta do advogado de patentes.
Resultados: Em um ano, foram obtidas três patentes relacionadas à tecnologia de ponta. Com o uso de subsídios, foi possível reduzir cerca de 40% dos custos de registro. A obtenção das patentes serviu como argumento de persuasão para os investidores, levando ao sucesso na captação de recursos da Série A. Sem a necessidade de contratar um profissional dedicado à propriedade intelectual internamente, foi possível implementar um sistema de gestão de propriedade intelectual de alta qualidade a um custo equivalente a cerca de 1/3 dos gastos mensais com pessoal.
5. Não cometa erros! Como escolher um escritório de patentes adequado para sua empresa
A terceirização para advogados de patentes e escritórios de patentes traz grandes vantagens, mas se você escolher um escritório que não seja adequado à sua empresa, não obterá os resultados esperados. Leve em consideração os três pontos a seguir ao fazer sua escolha.
Ponto 1: O escritório é versado na área de tecnologia da sua empresa?
Cada escritório de patentes tem sua área de especialização. É fundamental escolher um escritório com histórico comprovado na área de tecnologia da sua empresa, seja em engenharia mecânica, química, TI ou software. Na primeira consulta, verifique o histórico de registros em áreas semelhantes e as áreas de especialização. A compreensão da essência da tecnologia é determinante para a qualidade dos direitos.
Ponto 2: Qualidade e frequência da comunicação
O trabalho com propriedade intelectual exige uma estreita colaboração com o advogado de patentes. A qualidade da comunicação — como “a resposta às perguntas é rápida?”, “eles explicam os termos técnicos de forma compreensível?” e “há relatórios e propostas regulares?” — é extremamente importante para uma parceria de longo prazo. Além da impressão da primeira reunião, a rapidez e a cortesia nas interações reais também são pontos a serem avaliados.
Ponto 3: Transparência da estrutura de custos
Deve-se evitar escritórios cuja estrutura de honorários seja pouco clara. Escolha um escritório que apresente claramente os custos de cada etapa, como taxas de depósito, custos de tramitação intermediária e custos de gestão de anuidades. Uma estimativa prévia detalhada e condições claras para a cobrança de custos adicionais são sinais de confiança. Além disso, do ponto de vista da relação custo-benefício, é importante avaliar não apenas o preço baixo, mas também o “retorno sobre o investimento”.
6. Conclusão: Realize uma gestão proativa através da utilização externa da propriedade intelectual
Vamos recapitular os pontos principais deste artigo.
- A gestão de propriedade intelectual exclusivamente pela própria empresa apresenta três riscos: falta de conhecimento especializado, sobrecarga das atividades principais e dependência de pessoas específicas
- A terceirização para um advogado especializado em propriedade intelectual permite otimizar o processo de registro, estabilizar o gerenciamento de prazos e melhorar a capacidade interna de gestão de propriedade intelectual simultaneamente
- É possível reduzir significativamente o custo total por meio da eliminação de pedidos desnecessários com base em pesquisas preliminares, inventário de royalties, utilização de subsídios e conversão de custos fixos em variáveis
- Ao escolher um escritório, dê ênfase a três pontos: histórico na área técnica, qualidade da comunicação e transparência de custos
- Ao utilizar a propriedade intelectual não como um recurso de “defesa”, mas de “ofensiva”, a competitividade da empresa aumenta significativamente
A terceirização das atividades de propriedade intelectual não é uma mera medida de redução de custos, mas uma decisão estratégica de gestão para que a empresa aproveite ao máximo seus recursos limitados e acelere o crescimento dos negócios. Que tal começar com uma consulta gratuita e discutir os desafios de propriedade intelectual da sua empresa com especialistas?
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AUTOR / Redator
Takefumi Sugiura (SUGIURA Takefumi)
Representante e Advogado de Propriedade Intelectual do Escritório de Propriedade Intelectual EVORIX
Presta assessoria a clientes de diversos setores, como TI, manufatura, startups, moda e medicina, desde o depósito de pedidos de patentes, marcas, desenhos e modelos e direitos autorais até processos de julgamento e ações por violação. É especialista em estratégias de propriedade intelectual em áreas de ponta, como IA, IoT, Web3 e FinTech. Membro de várias associações, incluindo a Ordem dos Advogados de Propriedade Intelectual do Japão, a Associação Asiática de Advogados de Propriedade Intelectual (APAA) e a Associação Japonesa de Marcas (JTA).