[Guía completa con ilustraciones] ¡Explicación detallada del proceso de registro de diseños en 5 pasos! ¿Cuáles son los plazos de examen, los costes y las estrategias profesionales

Introducción: El diseño es un «activo de la empresa». ¿Está preparado para protegerlo?

«Tengo confianza en el diseño de mi nuevo producto, pero me preocupa que otras empresas lo imiten...»

«Quiero registrar un diseño, pero ¿en qué se diferencia de una patente? ¿Es complicado el trámite?»

Para las empresas manufactureras y los diseñadores, el «diseño» creado con todo su corazón es un activo empresarial que no tiene precio. Sin embargo, cuanto más excelente es el diseño, mayor es el riesgo de que, nada más salir al mercado, aparezcan imitaciones baratas (productos falsificados) que le arrebaten cuota de mercado.

El escudo más poderoso para protegerse de esas imitaciones maliciosas es el «derecho de diseño».

Si se obtiene el derecho de diseño, se puede tener la exclusividad de ese diseño durante un máximo de 25 años y exigir a los fabricantes de imitaciones que cesen la venta o que paguen una indemnización por daños y perjuicios. Sin embargo, se trata de un mundo complejo en el que se requiere un conocimiento especializado aún mayor que en el de las patentes, ya que implica tareas como la «elaboración de planos» o la «evaluación de la similitud».

En este artículo, un abogado especializado en patentes en activo explica a fondo, con la ayuda de un único diagrama, **«todos los pasos desde la solicitud del diseño hasta la obtención del derecho»**, que a primera vista pueden parecer complejos. No se limita a una explicación teórica, sino que abarca desde **«trucos para aprobar el examen a la primera»** hasta **«sistemas poco conocidos que dan ventaja en los negocios»**, así que no deje de leerlo hasta el final.

Panorama general: hoja de ruta para convertir una idea en un «derecho sólido»

En primer lugar, vamos a comprender el flujo general del registro de diseños. El siguiente diagrama de flujo muestra el proceso estándar que sigue su idea desde que pasa por el examen de la Oficina de Patentes hasta que se registra como derecho.

Este proceso se divide, a grandes rasgos, en cinco pasos. Veamos en detalle, desde una perspectiva profesional, «qué hay que hacer» y «dónde es fácil cometer errores» en cada una de las etapas.

Paso 1: Investigación previa (búsqueda de diseños anteriores)

El primer paso para registrar un diseño no es dibujarlo ni preparar la documentación, sino «investigar».

¿Por qué es absolutamente necesaria la investigación?

La Ley de Diseños establece como requisito de registro la «novedad» (que sea un diseño que aún no conozca nadie en el mundo).

Si el diseño que has ideado es «igual» o «similar» a otro que ya se haya solicitado en el pasado o se haya publicado en Internet, no podrás obtener el registro. Presentar una solicitud sin investigar es como pagar por un examen que sabes de antemano que no vas a aprobar, lo que supone una pérdida de tiempo y dinero.

Métodos de investigación y la «barrera profesional»

Por lo general, la búsqueda se realiza utilizando la base de datos gratuita «J-PlatPat (Plataforma de Información sobre Patentes)», proporcionada por el Instituto de Información y Formación sobre Propiedad Industrial, una entidad administrativa independiente. Sin embargo, la investigación de diseños se caracteriza por su gran dificultad, a diferencia de las patentes y marcas registradas, en las que se puede realizar una búsqueda por palabras clave.

• Clasificación de productos (Clasificación de Diseños de Japón): es necesario filtrar los resultados con el código de clasificación correcto.

• Términos D: es necesario dominar las claves de búsqueda que codifican las características de la forma (por ejemplo, «asa redonda», «cuerpo transparente», etc.).

[Punto de vista de un agente de la propiedad industrial]: incluso los profesionales tienen dificultades para determinar si dos diseños son «similares»

Lo más difícil es la «evaluación de similitud» (determinar si dos diseños son similares).

Aunque a simple vista pueda parecer «totalmente diferente», según los criterios legales (la similitud en la percepción estética del consumidor) puede considerarse «similar». Por el contrario, aunque a primera vista parezcan idénticos, si se excluyen las «formas comunes (formas habituales)» al realizar la valoración, también puede darse el caso de que se consideren «no similares».

Esta «evaluación de la registrabilidad» es precisamente la primera ventaja de contratar a un agente de la propiedad industrial.

Paso 2: Preparación de la documentación de la solicitud (estrategia para la elaboración de los planos)

Este es el momento más crucial de la solicitud de un diseño industrial.

Mientras que en las patentes se explica la tecnología mediante «palabras (texto)» para determinar el alcance de los derechos, en los diseños son los «planos (aspecto visual)» los que determinan por completo el alcance de los derechos.

Los «seis planos» que marcan la diferencia

Por regla general, es necesario elaborar planos (proyecciones ortogonales) del objeto desde las seis direcciones siguientes.

1. Vista frontal

2. Vista trasera

3. Plano (vista desde arriba)

4. Vista inferior (vista desde abajo)

5. Vista lateral derecha

6. Vista lateral izquierda

Estas deben dibujarse siguiendo las estrictas normas de dibujo técnico conocidas como «triangulación». Si hay el más mínimo error en el grosor de una línea o en el uso de las líneas discontinuas, se ordenará su corrección (modificación).

¿Se pueden presentar solicitudes con fotografías o imágenes generadas por ordenador?

Últimamente también se admiten solicitudes con fotografías o datos CAD en 3D (imágenes generadas por ordenador).

Aunque pueda parecer que «si vale una fotografía, es fácil», en realidad los profesionales son aún más cautelosos. Esto se debe a que, en las fotografías, los reflejos de luz (halos) o las sombras pueden hacer que se considere que «la forma es poco clara» o que las sombras se confundan con «motivos».

«Presentar la solicitud deliberadamente con un dibujo lineal (ilustración) para eliminar información superflua y aclarar el alcance de los derechos» es también una técnica muy utilizada.

Paso 3: Presentación de la solicitud ante la Oficina de Patentes

Una vez completada la documentación, se presenta (solicita) ante la Oficina de Patentes. Actualmente, lo habitual es la solicitud en línea mediante certificado digital.

«Principio de prioridad»: la rapidez es clave

El sistema de propiedad intelectual de Japón adopta el **«principio de prioridad (el primero en solicitarlo se lleva el gato al agua)».

Aunque usted haya creado y comercializado el diseño primero, si otra empresa presenta la solicitud antes por un pelo, los derechos pasarán a ser de esa empresa.

De hecho, se dan casos trágicos en los que, mientras uno se lo toma con calma pensando «presentaré la solicitud cuando termine la feria del mes que viene», otra empresa que se ha enterado de la información presenta la solicitud antes... La regla de oro es **«presentar la solicitud inmediatamente después de terminar el diseño»**.

Paso 4: Examen (revisión rigurosa por parte de los examinadores de la Oficina de Patentes)

Los documentos presentados son examinados rigurosamente por los examinadores de la Oficina de Patentes. A diferencia de las patentes, los diseños se examinan, en principio, en su totalidad (no es necesario solicitar el examen).

¿Cuánto dura el examen?

Por lo general, desde la presentación de la solicitud hasta la recepción del primer resultado (resolución de registro o notificación de motivos de denegación) transcurren, de media, entre 6 y 8 meses.

(*Si tiene prisa, puede acortar este plazo a unos dos meses utilizando el «sistema de examen acelerado» que se describe más adelante).

Principales criterios de examen (requisitos que deben cumplirse)

El examinador comprueba principalmente los siguientes puntos.

1. Novedad: ¿Se conoce al público antes de la solicitud?

   • [Muy importante] ¡Cuidado con las «publicaciones accidentales» en las redes sociales!

   • Si presenta el producto en el Instagram o el blog de su empresa, o en ferias, antes de presentar la solicitud, perderá la «novedad» en ese momento y, en principio, no podrá registrarlo.

   • *Si, por cualquier motivo, se hubiera publicado, existe la posibilidad de acogerse a una medida de salvaguardia denominada **«excepción a la pérdida de novedad»**, siempre que haya transcurrido menos de un año. No se rinda y consúltenos de inmediato.

2. No obviedad de la creación: ¿Es algo que, desde el punto de vista de un diseñador profesional, no se puede idear fácilmente a partir de diseños existentes?

   • Se rechazarán casos como «simplemente agrandar una forma existente» o «limitarse a pegar un personaje famoso».

3. Aplicabilidad industrial: ¿Se puede fabricar en serie en una fábrica?

   • Las figuras decorativas que utilizan piedra natural tal cual o las obras de arte únicas no pueden registrarse como diseños industriales.

Paso 5: Resultado (resolución de registro o resolución de denegación)

Tras un largo periodo de examen, la Oficina de Patentes notificará el resultado.

Patrón A: Resolución de registro (aprobado)

Si se supera el examen sin problemas, se recibirá la «decisión de registro».

Posteriormente, al pagar la «tasa de registro (correspondiente al primer año)» en un plazo de 30 días, se inscribirá en el Registro de Diseños y se generará oficialmente el «derecho de diseño».

Recibirá el certificado de registro y, a partir de ese momento, podrá ejercer el derecho de exclusividad durante un máximo de 25 años.

Caso B: Notificación de motivos de denegación (peligro de denegación)

Es posible que reciba una notificación del examinador indicando que «tal y como está, no se puede registrar». Sin embargo, no hay por qué rendirse en este punto. No se trata de un «rechazo definitivo», sino de una situación en la que se le ha lanzado la pelota del diálogo para que aclare las dudas existentes.

[Aquí es donde el agente de patentes demuestra su valía]

Si se recibe una notificación de motivos de denegación, se tomarán las siguientes medidas.

• Escrito de alegaciones: se rebate de forma lógica al examinador diciendo: «Señor examinador, este caso anterior y el diseño de nuestra empresa difieren de manera decisiva en esta forma».

• Escrito de corrección de procedimiento: Corregimos pequeñas deficiencias en los planos o añadimos explicaciones.

En muchos casos, una réplica adecuada permite dar la vuelta a un caso que en un principio se había considerado «inviable» y conseguir su registro.

¡Acelera tu negocio! 4 sistemas estratégicos

Los cuatro iconos que aparecen en la parte inferior de la imagen. Se trata de sistemas importantes que no solo sirven para registrar, sino que deben utilizarse de forma diferenciada en función de la estrategia empresarial.

1. Sistema de examen acelerado (icono del reloj)

Si se dan circunstancias como que «ya hay imitaciones en el mercado» o que «se necesita expandirse al extranjero con urgencia», este sistema permite acortar considerablemente el periodo de examen a unos dos meses de media mediante la presentación de una solicitud. Es una opción imprescindible para los negocios en los que prima la rapidez.

2. Sistema de diseños secretos (icono de la llave)

Normalmente, cuando se registra un diseño, este (los planos) se publica en el boletín oficial y cualquiera puede verlo. Sin embargo, si la fecha de lanzamiento aún está a seis meses vista, seguramente no querrá que la competencia conozca el diseño.

Si se utiliza este sistema, se puede mantener el diseño en secreto (no divulgado) durante un máximo de tres años, incluso después del registro. Esto permite llevar a cabo una estrategia avanzada que consiste en ocultar las cartas que se tienen en la manga sin renunciar a los derechos.

3. Régimen de diseños relacionados (icono de enlace)

Es habitual que de un mismo concepto de diseño surjan múltiples variaciones (diferencias de color, de detalles, etc.). Este sistema permite proteger de forma exhaustiva el «conjunto» de diseños registrándolos como «diseños relacionados» vinculados al diseño principal (diseño principal), en lugar de tratarlos como diseños independientes.

Gracias a la reforma legislativa de 2020, ahora es posible presentar solicitudes adicionales dentro de los 10 años siguientes a la solicitud del diseño principal, lo que facilita enormemente el desarrollo de la marca.

4. Sistema de diseños parciales (icono del rompecabezas)

Se trata de un sistema que permite proteger «solo una parte característica» (por ejemplo, la forma de la empuñadura de una cámara o el pico vertedor de una botella), en lugar del diseño del producto en su conjunto.

Es extremadamente eficaz para eliminar las «imitaciones ingeniosas» que, aunque no se parecen en su conjunto, copian únicamente las partes características. Se considera que la «protección multifacética», que consiste en combinar la solicitud de un diseño completo con la de un diseño parcial, es la estrategia de propiedad intelectual más sólida.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P1. ¿Cuánto cuesta?

R. Sumando los honorarios del despacho de patentes y los gastos de timbre de la Oficina de Patentes (gastos reales), lo habitual es que el coste total, desde la solicitud hasta el registro, oscile entre unas 100 000 y unas 200 000 yenes (dependiendo del número de planos y de si hay que responder a alguna denegación).

Aunque a primera vista pueda parecer caro, una vez registrado, el derecho se mantiene durante 25 años, por lo que, si se calcula el coste mensual, proteger la marca supone unos pocos cientos de yenes al mes.

P2. ¿Puedo presentar la solicitud por mi cuenta?

R. Legalmente es posible. Sin embargo, en el registro de diseños «los planos lo son todo», y dibujar por cuenta propia «planos sólidos con un amplio alcance de derechos» es una tarea extremadamente difícil.

Un error muy común es dibujar con demasiado detalle, lo que reduce el alcance de los derechos de forma extrema y da lugar a unos derechos «de paja» (derechos que no permiten excluir las imitaciones con solo cambiar ligeramente la forma). Le recomendamos encarecidamente que lo considere una inversión para proteger su negocio y que recurra a un experto.

P3. ¿Son válidos los derechos en el extranjero?

R. No, los derechos de diseño de Japón solo son válidos dentro del territorio japonés (principio de territorialidad).

Para controlar las imitaciones fabricadas y vendidas en el extranjero, es necesario obtener derechos en cada país al que se quiera expandirse o presentar una solicitud de registro internacional basada en el «Arreglo de La Haya». Nuestra oficina también ofrece asistencia para las solicitudes en el extranjero.

Resumen: Proteger el diseño es proteger los beneficios futuros

Gracias por leer hasta el final.

¿Ha podido comprender el proceso de registro de diseños y su complejidad?

1. Evite riesgos mediante un estudio previo y

2. presentar la solicitud con planos estratégicos

3. superar el examen y

4. y obtener un derecho de exclusividad de 25 años.

Además, al aprovechar sistemas como el examen acelerado o los diseños secretos, es posible llevar a cabo una gestión empresarial no solo «defensiva», sino también «ofensiva» para contrarrestar a la competencia.

En nuestro despacho, tras comprender en profundidad las características de su producto, le ayudamos a obtener «derechos de diseño sólidos» que tengan en cuenta incluso los riesgos de imitación en el futuro.

No importa si aún «no tiene los planos» o «solo dispone de bocetos». En primer lugar, consulte con un agente de la propiedad industrial, que es un experto en la materia.

Le apoyaremos con todas nuestras fuerzas para que el diseño en el que ha volcado su pasión sea valorado como se merece y se convierta en un producto que sea apreciado durante mucho tiempo.

[Consultas gratuitas disponibles]

No dude en ponerse en contacto con nosotros si desea saber si su producto puede registrarse como diseño industrial o si necesita un presupuesto.

La primera consulta es gratuita.

Oficina de Propiedad Intelectual Ebolix

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• Número de teléfono: 06-7777-1844 (de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00)

• Área de cobertura: Todo el país (consultas online a través de Zoom, Teams, etc.)

• Cómo llegar: a 7 minutos a pie de la estación de Yodoyabashi

*El contenido de este artículo se basa en la legislación vigente en el momento de su redacción. Para casos concretos e individuales, consulte a un agente de la propiedad industrial.

Índice

1. Introducción: El diseño es un «activo de la empresa». ¿Está preparado para protegerlo?
2. Panorama general: hoja de ruta para convertir una idea en un «derecho sólido»
3. Paso 1: Investigación previa (búsqueda de diseños anteriores)
4. Paso 2: Preparación de la documentación de la solicitud (estrategia para la elaboración de planos)
5. Paso 3: Presentación de la solicitud ante la Oficina de Patentes
6. Paso 4: Examen (revisión rigurosa por parte de los examinadores de la Oficina de Patentes)
7. Paso 5: Resultado (resolución de concesión o de denegación)
8. ¡Acelera tu negocio! 4 sistemas estratégicos
9. Preguntas frecuentes (FAQ)
10. Resumen: Proteger el diseño es proteger los beneficios futuros